Smart Cost: Innovación para el área de Compras en Entornos Inflacionarios

En un contexto donde la inflación fluctúa constantemente, especialmente en países como Argentina, la capacidad de ajustar contratos de manera eficiente se ha convertido en una necesidad imperativa para las empresas.

Smart Cost surge como una solución revolucionaria, diseñada específicamente para enfrentar este desafío. A continuación, exploraremos cómo este producto está transformando la forma en que las empresas gestionan sus contratos y ajustan precios de manera automática y precisa.

La Necesidad de Ajustes en un Contexto Inflacionario

Empresas de todas las industrias, especialmente aquellas que dependen de una amplia red de proveedores y servicios tercerizados, se enfrentan a la necesidad de ajustar sus contratos regularmente (hasta incluso, mensualmente) para reflejar los cambios producto de la inflación. Este ajuste es crucial para mantener la viabilidad económica y la sostenibilidad de las operaciones tanto para los compradores como para los vendedores.

Tradicionalmente, estas empresas han dependido de complejas planillas de Excel y cálculos manuales para realizar estos ajustes, un proceso que consume tiempo y está plagado de errores humanos. Smart Cost elimina estos obstáculos proporcionando una solución automatizada y eficiente.

Solución SaaS para Grandes Empresas

Smart Cost es la aplicación de software utilizada por las empresas más importantes de Argentina y Chile para automatizar el cálculo de precios de sus contratos de forma simple, segura, rápida, ágil e integrada con otras aplicaciones informativas. Libera al comprador de la tarea tediosa de ajustar contratos, incluso de manera mensual.

Optimización y Ajuste por Inflación:

Smart Cost está diseñada para optimizar la estimación y el ajuste por inflación de precios en contrataciones de servicios, productos, obras y proyectos. Combina tecnología, metodología y conocimiento de las industrias petrolera, energética y minera, entre otras, para definir modelos de costos y analizar eficientemente la evolución y ajuste de valores.

Utilización:

Simplifica la administración de contratos con proveedores y clientes, y es utilizada por las áreas de compras y comerciales para responder con agilidad y precisión ante reclamos por mayores costos. Además, simula automáticamente ajustes de tarifas de contratos aplicando diversos índices y determina los umbrales de razonabilidad de costos y precios a considerar en negociaciones. Proyecta variaciones del valor de los servicios en función de cambios en los precios o en el mix de recursos afectados, generando informes comparativos de contratos existentes y facilitando el acceso al historial de evolución de precios.

Funcionalidad:

Contiene una base de datos maestra con los recursos necesarios para la prestación de servicios contratados y permite crear contratos asignándoles la estructura de costos e índices de ajuste relevantes. La estructura de costos de un contrato se actualiza periódicamente en base a índices y fórmulas complejas de cálculo del costo salarial. Mantiene el historial de ajustes de costos y, mediante simulaciones, estima variaciones de costos por inflación, cambios en cotizaciones de divisas y otros factores. Además, cuenta con una biblioteca de estructuras de costos calculadas para cada servicio/contrato, útil para futuros análisis y negociaciones.

Smart Cost se posiciona como una herramienta esencial para grandes empresas que buscan optimizar sus procesos de contratación y ajuste de precios, ofreciendo una solución robusta y eficiente para enfrentar los desafíos económicos y de mercado actuales.

Ahora bien, la consulta que suele surgir al presentar esta solución:

¿Cómo Smart Cost resuelve esta problemática?

Ofrece un sistema que permite a las empresas cargar información relevante y actualizar los precios de contratos mensualmente utilizando fórmulas polinómicas que consideran diversos índices inflacionarios (como salarios sindicales, variaciones de combustible, etc.). Esta solución evita el uso intensivo de planillas de Excel y reduce significativamente el tiempo y los errores asociados con los cálculos manuales.

Características Principales de Smart Cost

1. Automatización de Cálculos: Carga de fórmulas de ajuste de contratos una sola vez, con índices pre-cargados en el sistema, eliminando la necesidad de búsquedas manuales de información.
2. Módulos existentes: Existen diversos módulos dentro del sistema. La suscripción básica permite acceder a los módulos de Ajuste de contratos y Simulaciones, Reportes y Administración de maestros. Mientras que existen módulos aparte como Programación de simulaciones, Presupuesto, Retroactivos y ampliaciones, y Provisiones.
3. Estandarización y Democratización de la Información: Los datos y cálculos se centralizan en un sistema, accesible para quienes lo necesiten dentro de la empresa, eliminando la dependencia de archivos individuales y potencialmente erróneos.
4. Integración con ERP: La integración con sistemas ERP (por ejemplo: SAP) permite que los ajustes calculados se reflejen automáticamente en las plataformas de gestión de la empresa, optimizando la eficiencia y la precisión.
5. Seguridad y Control: Smart Cost incorpora roles de usuario y restricciones de seguridad para manejar la información sensible, garantizando que los datos se mantengan protegidos.

Historia, Evolución e Implementación de Smart Cost

Este sistema fue desarrollado por ENTA Consulting en 2007, en respuesta a un desafio latente ante la creciente inflación. En ese entonces, la solución fue adoptada por la petrolera más grande de la Región. Se necesitaba ajustar los precios pagados a sus contratistas para evitar su colapso financiero. Desde entonces, Smart Cost ha evolucionado y se ha perfeccionado para servir a múltiples industrias, demostrando ser una herramienta invaluable en entornos económicos volátiles. Hoy en día, cuenta con muchos clientes destacados. La adopción del producto se ha visto impulsada por la alta demanda y el boca a boca en periodos de inflación elevada.

Agilidad en la Implementación

La implementación es muy sencilla gracias a su naturaleza SaaS, lo que exime a la compañía de la necesidad de invertir en infraestructura o realizar adaptaciones significativas. Las empresas tienen diversas formas de resolver y calcular los ajustes de precios, y el sistema de Smart Cost está diseñado para manejar todas ellas.

El trabajo principal del equipo consultor se basa en comprender cómo el cliente ajusta los precios actualmente y trasladar ese proceso al sistema.

El proceso de implementación tiene una duración máxima de ocho semanas. Aunque la integración con el ERP puede parecer un desafío, en realidad, no representa una complejidad significativa, ya que se trata de un esfuerzo colaborativo entre equipos. La implementación incluye capacitaciones para el equipo interno del cliente y una carga inicial de valores históricos. Los usuarios se adaptan bien al sistema, su uso es intuitivo y rápidamente comprenden los beneficios de su uso. Algunos usuarios se convierten en referentes durante la implementación, probando y comenzando a usar el sistema de inmediato.

Dependiendo de la empresa, estos usuarios suelen ser Administradores de Contratos o Compradores, cuyas tareas principales son negociar contrataciones. Dado que no les gusta cargar fórmulas ni hacer cálculos manuales, consideran beneficioso incorporar una solución como Smart Cost en sus actividades diarias.

Beneficios Tangibles para las Empresas

Para los Gerentes de Compras y Ejecutivos:

• Estandarización y Control: La información estandarizada en un sistema evita la dependencia de planillas individuales y mejora la transparencia.
• Reducción de Errores: La automatización de cálculos elimina errores comunes (por ejemplo, errores en carga manual de datos) en planillas de Excel.
• Eficiencia Operativa: Permite realizar ajustes de contratos de manera rápida y mensual, algo que sería inviable manualmente.
• Integración y Compatibilidad: Compatible con sistemas ERP, facilitando una gestión integral de los contratos y ajustes.

Para los Compradores:

• Facilidad de Uso: Los compradores no necesitan buscar índices ni cargar datos manualmente, ya que Smart Cost automatiza estos procesos.
• Ahorro de Tiempo: El sistema permite realizar ajustes de manera rápida, liberando tiempo para otras tareas estratégicas.
• Ajustes masivos: Smart Cost permite realizar ajustes masivos en lugar de hacerlo contrato por contrato.

Impacto de Smart Cost: Casos de Uso

En el último año, Smart Cost ha demostrado ser una herramienta indispensable para nuestros clientes, permitiéndoles ejecutar simulaciones y recálculos de precios de manera rápida y eficiente todos los meses. Sin Smart Cost, la frecuencia de estos ajustes se limita a una o dos veces al año. Esto subraya la capacidad de nuestra solución para gestionar estos procesos con mayor agilidad.

Estadísticamente, cada vez que implementamos nuestra herramienta en una nueva empresa, surgen diferencias significativas, mayormente debido a errores en las planillas de cálculo manuales. Smart Cost elimina estos errores en las planillas de cálculo en un porcentaje significativo de los casos, proporcionando una mayor precisión y fiabilidad en los cálculos.

Informes de Actividad:

• Uno de nuestros clientes del sector Oil&Gas, durante el primer semestre de 2024, calculó los precios o ajustes de precios para un promedio de 4,300 contratos por mes. Sin un sistema como Smart Cost, manejar este volumen sería imposible. El año pasado, este mismo cliente promediaba 2,700 recálculos de precios por mes, y en un año con menos inflación, alrededor de 1,000 recálculos mensuales. Esto demuestra la capacidad de Smart Cost para adaptarse y escalar según las necesidades inflacionarias del mercado.
• Otro cliente con operaciones en toda la Región gestionó un promedio de 15,000 contratos por mes en 2024, frente a los 12,000 contratos mensuales en 2023. La eficiencia en la gestión de contratos se ve enormemente mejorada con Smart Cost, permitiendo a las empresas manejar un volumen significativo de datos y ajustes de manera efectiva.
• Además, el uso de Smart Cost incluye el manejo de aproximadamente 300 índices de inflación diferentes para estos contratos. Sin nuestra solución, el tiempo necesario para buscar, actualizar y aplicar estos índices sería impracticable.

En resumen, Smart Cost no solo optimiza la gestión de contratos y ajustes de precios, sino que también elimina errores, ahorra tiempo y permite a las empresas adaptarse rápidamente a las condiciones económicas cambiantes. Estos casos de uso ilustran claramente el impacto positivo y la eficiencia que Smart Cost brinda a las grandes empresas posicionándose como una herramienta esencial para los compradores que buscan mantener la precisión y la eficiencia en la gestión de sus contratos.

Además, el equipo de Smart Cost tiene una visión de mejora continua constante, tomando los requerimientos de los clientes como referencia para aplicar mejoras al sistema y compartir esas mejoras con otros clientes.

Para conocer más sobre cómo Smart Cost puede transformar la gestión de contratos en su empresa o conocer casos de éxito, contáctanos.