En ENTA creemos que todos los problemas tienen solución. Para algunos, esa solución ya existe, y solo hay que buscar lo suficiente para encontrarla. Pero, para otros, todavía no hay nada creado. ¿Qué hacer entonces? Crear una solución innovadora para esa necesidad.
Así surgieron los RPA/Forms, una herramienta extremadamente útil en el ámbito empresarial que ponemos a disposición de nuestros clientes para digitalizar la interacción entre empleados, proveedores y clientes con los robots de RPA (Robotic Process Automation) y lograr automatizaciones de procesos mucho más eficientes. En esta nota te contamos un poco más al respecto.
Un problema: ¿y la solución?
Desde hacía muchos años venimos encontrando situaciones en las que la recolección de información de usuarios o terceros es una necesidad presente en las organizaciones. En general, esa necesidad ha sido resuelta utilizando plantillas de formularios en MS Excel, Word o pdf enviados por correo electrónico. Si bien este tipo de plantillas ofrece una solución básica a la necesidad de recolección de datos estructurados, presenta también numerosas limitaciones que atentan contra la eficiencia de los procesos de negocios.
Frente a estos limitantes, comenzamos a pensar la posibilidad de implementar una plataforma que permita crear fácilmente formularios electrónicos de avanzada para recolectar todo tipo de información de manera estructurada, verificarla automáticamente en el momento en que es enviada y procesarla con mayor eficiencia. Así fue que comenzamos a idear RPA Forms, sabiendo desde el primer momento que debía ser simple, fácil de implementar, minimizando la necesidad de desarrollos y, por ende, eliminando las dificultades que se presentan en el proceso de implementación de soluciones tecnológicas tradicionales.
En RPA, hay varios casos en los que el robot comienza a trabajar a partir de un archivo que envía una persona que puede ser un empleado de la empresa, un cliente, un proveedor, etc.. Generalmente, ese archivo es una planilla Excel con información a completar. Pero las hojas de cálculo tampoco resolvían nuestras necesidades: si bien es posible armar una estructura definida o una plantilla para facilitar la carga de información, incorporar múltiples reglas de validación es bastante complejo.
Esa limitación para validar los datos enviados, generaba reprocesos e idas y vueltas con la persona que envió la información hasta lograr que los datos fueran los correctos.
Continuamos nuestra búsqueda, pero ningún servicio o plataforma de formularios cumplía con los requisitos necesarios para un formulario transaccional dentro de un proceso de negocios. No solo en cuanto a validación de la información —como, por ejemplo, un CUIT—, sino también frente a la posibilidad de interactuar con terceros anónimos, es decir, no registrados en la plataforma de autenticación de usuarios.
Si no hay una salida, créala
Frente a la situación de no encontrar la herramienta ideal decidimos desarrollar nuestra propia solución.
El objetivo fue trabajar en un motor de formularios similar a los que ya existían, pero que cubriera todos esos huecos con los que nos habíamos encontrado en nuestra búsqueda. Y, claro, orientado 100% a procesos transaccionales.
De esta forma nació RPA Forms: un formulario que se diseña y se completa en función de las necesidades específicas de cada proceso, con todos los elementos que un formulario transaccional debe incluir y sin tener que desarrollar software. Un paso más en el proceso de automatización con RPA.
Con esta herramienta es posible distribuir los campos de distinta manera, para recopilar y manejar volúmenes importantes de datos e información. Y todos ellos son validados con lógicas de validación en el momento mismo de completar el formulario, no durante su revisión.
Estas validaciones no se realizan contra otro sistema —como puede serlo el registro de la AFIP, por ejemplo—, sino que ocurren dentro del universo de datos que tiene el formulario, verificando que la información esté completa y en el formato correcto. También es posible establecer campos que dependan de otros, ya sea por el tipo de documento adjunto o por la naturaleza de uno de los datos cargados.
Asimismo, RPA Forms permite la interacción con personas por fuera de la organización. La herramienta genera un link de uso único, individual, que llega directamente al tercero en cuestión. Y, una vez que la información es cargada y enviada, ese link desaparece, por lo que no hay ningún tipo de riesgo en la transacción. Es ideal para organizaciones grandes, con miles de proveedores y clientes, ya que permite normalizar y facilitar los requerimientos de intercambio de información.
Lo mejor de todo es que es una herramienta concreta para una necesidad puntual que puede integrarse a cualquier tecnología de automatización, sin limitaciones de ningún tipo. Por lo que no importa qué plataforma, portal o aplicación se utilice.
Esta herramienta aplica para todo momento en que un robot necesita interactuar con un humano, y viceversa. Por ejemplo:
- Todos los procesos de recolección de información de cara a proveedores,clientes, empleados, pacientes, etc.
- Procesos de actualización de datos maestros, así como solicitudes de cotización de compras menores y activación de compras.
- Procesos de programas de beneficios.
Un portal para los usuarios
Pero, así como creamos el formulario, decidimos ir un paso más allá y crear RPA Forms Connect: un portal para que los usuarios autenticados accedan y realicen diferentes acciones en un mismo lugar.
Esta plataforma tiene el valor agregado de poder trabajar con usuarios registrados e identificados, así como la capacidad de que las personas interactúen con los formularios por iniciativa propia para dar inicio a un proceso; y no al revés, con un robot enviando un formulario para ser completado.
Además, cuenta con una aplicación disponible en Microsoft Teams para que los usuarios internos a la organización puedan completar los formularios y comenzar los procesos que requieran desde la plataforma. De esta forma, se amplía el alcance ya que, si es posible ofrecer un espacio en el que dar inicio a procesos, también se puede mostrar el estado de esos procesos, si se ejecutaron con errores o no, cuándo fue la última vez que ocurrió, todas las ejecuciones que corrieron, etc. Datos básicos que hacen a la ejecución de procesos, todo en un mismo lugar y fácilmente accesibles.
RPA Forms es la plataforma de gestión de formularios electrónicos creada por ENTA para digitalizar la interacción entre los robots RPA , el personal propio y los terceros que participan en los procesos, expandiendo así la capacidad de la fuerza de trabajo digital RPA para automatizar procesos de negocios verdaderamente de extremo a extremo.
Una plataforma que une dos mundos: el de los formularios, donde los robots envían links para que las personas completen la información; y el de los usuarios, donde son estos quienes completan los formularios para decirle al robot que necesitan correr ciertos procesos.
Es la cara visible para interacciones entre un proceso automatizado y una persona, de forma estructurada y robusta. RPA Forms permite información ordenada, sistematizada y eficiente para evitar errores.
