Está demostrado que las iniciativas de automatización robótica de procesos mejoran la productividad y la eficiencia de las organizaciones. No obstante, a pesar de las ventajas que ofrece esta tecnología, muchas empresas fallan en la implementación de RPA.
¿A qué se deben estas equivocaciones? ¿Cuáles son las mejores prácticas para evitarlas? Te lo contamos en este artículo.
¿Por qué muchas empresas fallan en la implementación de RPA?
Para las organizaciones, la adopción de herramientas digitales no siempre es un proceso sencillo. En el caso de la puesta en marcha de la automatización robótica de procesos, las 3 fallas más habituales en la implementación son las siguientes.
Fragmentación de procesos
La fragmentación y la multiplicidad de procesos y sistemas aumenta la complejidad y reduce el aprovechamiento de las automatizaciones individuales. Esto da lugar a uno de los obstáculos más críticos para la eficiencia de la implementación de RPA.
Para evitar este inconveniente, es necesario poner especial atención en los mecanismos de descubrimiento de procesos automatizables, utilizando un enfoque integral que les permita detectar las oportunidades de mayor valor y descartar las tareas menos relevantes.
Falta de visión clara para la automatización
Algunas compañías no cuentan con una visión y un objetivo claro que delimite el camino de la automatización.
Al no tener esto definido, es habitual que no sepan cuántos robots necesitan o qué presupuesto deben calcular, y mucho menos cómo obtendrán la financiación para automatizar a gran escala.
Falta de preparación de los equipos IT
Por último, otro de los obstáculos más habituales en la implementación de RPA tiene que ver con la falta de conocimiento y expertise del personal tecnológico de las organizaciones.
Muchos equipos de IT recién están empezando a entender que existe una gran diferencia entre la puesta en marcha de tecnologías de automatización y de sistemas de IT tradicionales, lo profundos que son los cambios que introducirán y el impacto potencial en las tareas de todos los colaboradores.
Cuando el personal IT entiende la magnitud de los cambios necesarios para implantar con éxito las tecnologías, se acelera el ritmo de implementación de robots.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la implementación de RPA?
Para evitar incurrir en estos errores y sacar el máximo provecho de las ventajas que aporta esta tecnología, es fundamental conocer cuáles son las mejores prácticas para la implementación de la automatización robótica de procesos y, por supuesto, aplicarlas.
Identificar las oportunidades para un proyecto de RPA
No todos los procesos tienen la misma potencialidad en términos de automatización. Para obtener buenos resultados, es necesario identificar y seleccionar aquellos que tienen un mayor potencial, es decir, los que, al automatizarse, aportarán mayores beneficios.
Si bien, en líneas generales, es recomendable automatizar los procesos que contienen una gran cantidad de tareas repetitivas, en Enta Consulting desarrollamos una metodología específica de descubrimiento de procesos automatizables, que denominamos Process Discovery.
Gracias a este enfoque, podemos determinar qué procesos vale la pena automatizar, ya que tienen mayor potencial de impacto positivo en el negocio y lo tornarán más competitivo y rentable.
Adoptar una mentalidad ágil centrada en la innovación
Originada en los campos de conocimiento vinculados a la ingeniería y a la informática, la metodología ágil es un enfoque que se basa en una iteración rápida y una comunicación constante entre los diferentes actores que forman parte de una iniciativa dentro de una organización.
En términos de implementación de RPA, un enfoque agile permite dividir los procesos en componentes menores que pueden ser automatizados rápidamente, y contribuye a crear bots de manera optimizada y veloz.
Cuando se inicia la construcción de un robot, se prueba y se itera hasta que se completa el ciclo, supervisándolo y mejorándolo de manera continua en función de los KPI críticos previamente establecidos.
Crear una cultura de la automatización
Para que un proyecto organizacional funcione –independientemente de su propósito y objetivo–, es imprescindible que los colaboradores estén comprometidos con él. Las iniciativas de automatización no son la excepción.
Comunicar los beneficios de la RPA y los cambios positivos que esta tecnología introduce en las tareas de los trabajadores, e involucrar a los empleados en el diseño de los robots que trabajarán junto a ellos, es clave para promover la cultura de la automatización.
Contar con líderes de RPA con experiencia y expertise
El éxito de la automatización no se basa únicamente de la herramienta, sino que también depende de los responsables de desarrollarla.
Los líderes de RPA deben contar una visión global de la iniciativa que les permita identificar los procesos con mayor potencial de automatización y entender cómo funciona el flujo de cada proceso, detectando qué elementos deben controlarse y cuáles son los posibles riesgos. De esta forma, podrán evitar los peligros de una implementación inadecuada.
Realizar pruebas de concepto
A su vez, para garantizar el éxito en la implementación de RPA, es recomendable realizar pruebas de concepto (POC). Se trata de testeos que permiten que las organizaciones comprendan cómo funciona un robot dentro de un proceso real, sin necesidad de hacer grandes inversiones.
Aunque las soluciones de automatización son aplicables a diferentes procesos, a la hora de seleccionar uno para desarrollar la POC lo mejor es que sea relevante para el funcionamiento del área responsable del mismo y que, al mismo tiempo, sea una opción simple y concreta que brinde la posibilidad de obtener resultados fácilmente observables.
¿Quieres impulsar las mejores prácticas para la implementación de RPA en tu organización? Contáctanos.
