Las iniciativas de automatización robótica de procesos son fundamentales para liberar el talento humano, mejorar el funcionamiento de las organizaciones e impulsar su rentabilidad. El proyecto de carga automática de licencias médicas que implementó la principal cadena de retail de Chile es un claro ejemplo de ello.
Gracias a la iniciativa de RPA aplicada a este proceso, la cadena, que cuenta con sucursales en distintos países de Latam y es uno de los principales grupos económicos chilenos en el segmento retail y financiero, pudo cumplir con la normativa local en tiempo y forma y disminuir la carga operativa vinculada a este procedimiento, optimizando así recursos del área de HR.
Carga de licencias médicas: cuál es el procedimiento que contempla actualmente la legislación chilena
En el 2007, Chile comenzó un proceso de digitalización de licencias médicas. Año tras año su porcentaje fue aumentando hasta que, finalmente, la normativa chilena estableció que, a partir del 1 de enero del 2021, todas las licencias de trabajo debían tramitarse de manera digital.
Para que esto sea posible, tienen que conjugarse tres factores: los profesionales de la salud o centros médicos deben registrarse en alguna entidad conveniada (como Medipass o Imed); las organizaciones necesitan estar inscriptas en la plataforma habilitada por el Gobierno, el Portal Único del Empleador (PUE); y los trabajadores tienen que estar afiliados a alguna Caja de Compensación de Asignación Familiar (CCAF), a la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez (COMPIN) o a las Instituciones de Salud Previsional (ISAPRES).
El procedimiento se efectúa de la siguiente manera:
- El médico conveniado indica la licencia y lo carga en un sistema para que se inicie el circuito electrónico y le llegue al empleador.
- Las empresas tramitan esta licencia en el PUE completando los datos y documentos que pide el sistema, como informaciones personales, últimos recibos de sueldo, eventuales licencias anteriores, remuneraciones, retenciones judiciales, entre otros.
- Una vez realizado este paso y enviado el registro de la licencia, las entidades que pagan el subsidio evalúan si autorizan o no el caso. Si es aceptado, se le deposita en la cuenta bancaria del trabajador.
Los beneficios de la emisión electrónica de licencias alcanzan tanto a las compañías como a los colaboradores. Los empleadores pueden seguir en línea el estado de los trámites, mejorar los tiempos de gestión y trazabilidad, y evitar el rechazo de las solicitudes por falta de algún documento o información o de cumplimiento de los plazos.
Los trabajadores, por su parte, evitan tener que acercarse a las instalaciones donde cumplen tareas para dejar su licencia y tienen visibilidad de todo el proceso de manera inmediata.
Carga automática de licencias médicas: una solución de RPA exitosa
Antes de la solución provista por Enta, la compañía realizaba la tramitación de las licencias médicas de los 52.000 trabajadores que posee, distribuidos en sus cinco razones sociales, de manera 100% manual. Utilizaba seis colaboradores dedicados exclusivamente a tramitar un promedio de 9500 licencias al mes, es decir, 315 por día.
Gracias a la aplicación del robot, fue posible reducir el personal asociado a este proceso a tan solo dos empleados, con lo cual pudo liberar a cuatro colaboradores FTE (Full Time Equivalent), que fueron reasignados a otros sectores y pasaron a ejecutar tareas de mayor valor.
Además, la implementación de RPA permitió reducir un 40% los tiempos de tramitación de licencias, pasando de 8 minutos a 5 minutos por trámite.
En la actualidad, la cadena de retail tiene dos robots que gestionan las licencias 24/7 los 365 días del año para los trabajadores de todas sus empresas. Contar con dos colaboradores digitales les permite tramitar la totalidad de las solicitudes diarias.
Cómo funcionan los robots que tramitan las licencias médicas de los trabajadores
Podemos dividir el proceso que llevan a cabo los colaboradores digitales para tramitar las licencias en tres etapas.
Primera fase
Los bots se loguean al PUE, eligiendo la razón social correspondiente para iniciar las tramitaciones. Cabe aclarar que están configurados de tal manera que cada uno tiene asignadas determinadas licencias evitando duplicar las tareas.
Al obtener las licencias por tramitar, comienzan por aquellas que están más próximas a vencer y deben ser gestionadas con celeridad. En este punto, el robot completa cada solicitud con lo que el portal requiere.
Para incluir datos y documentos referentes a los trabajadores a los cuales se les indicó reposo, la fuerza de trabajo digital está integrada con una carpeta departamental en donde se archivan los últimos recibos de sueldos de los colaboradores. También se conecta a un servicio REST en el cual coloca el número de Rol Único Tributario (RUT) del colaborador para obtener información sobre el tipo de puesto, fecha de ingreso y antigüedad, entre otros registros.
Segunda fase
Una vez hecha la carga en el portal que solicita la legislación chilena, el robot notifica a la persona a la cual se le indicó reposo, así como a su jefe inmediato, que su licencia fue tramitada, adjuntando el comprobante correspondiente.
Tercera fase
Por último, dado que toda licencia genera una falta, el robot también es el encargado de cargar la ausencia del colaborador en el sistema de gestión de personal. De esta forma, los líderes del sector sabrán por cuántos días el empleado se ausentará de su puesto y no ejercerá sus tareas.
Vale aclarar que, en caso de que se genere una incompatibilidad en los datos o surja algún inconveniente en el proceso, el robot avisa a los dos colaboradores del área de gestión de licencias que hubo una excepción, para que analicen lo sucedido y efectúen el seguimiento necesario.
La incorporación de fuerza de trabajo digital benefició el proceso de tramitación de licencias médicas de los empleados, al disminuir los tiempos de ejecución y liberar el talento humano de los colaboradores.
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