Eliminación de los errores humanos, liberación de los colaboradores de la ejecución de tareas repetitivas y tediosas, aumento de la rentabilidad y ahorro de tiempo son algunos de los beneficios que aporta la automatización robótica de procesos a las empresas.
Ahora bien, ¿cómo medir el éxito de las iniciativas de RPA? ¿Qué parámetros hay que considerar para identificar si la implementación de RPA está dando los resultados esperados? En esta nota te contamos todo sobre métricas de efectividad en RPA .
¿Por qué es imprescindible calcular el impacto de la automatización robótica de procesos?
Así como sucede con otro tipo de proyectos, cuando hablamos de RPA, medir el alcance de los proyectos es un paso fundamental para alcanzar el éxito.
En primer lugar, calcular el impacto de las automatizaciones permite garantizar que las iniciativas están alineadas con los objetivos de negocio de las empresas o si, por el contrario, se están desviando del camino previamente trazado.
Asimismo, las métricas brindan la posibilidad de identificar errores que pueden ocasionar riesgos e incumplimientos normativos, así como de detectar oportunidades potenciales para explotar a futuro y de hacer un seguimiento del retorno de la inversión.
Por otro lado, calcular la efectividad en RPA también es importante para analizar la visión de los empleados y, caso se detecte algún tipo de incomodidad o reticencia a la automatización, poner en marcha acciones que disipen sus temores y fomenten su adhesión al proyecto.
Finalmente, cuando hay que demostrar el potencial de RPA para justificar su implementación a los ojos de jefes y directivos, nada mejor que contar con métricas que revelen su impacto real.
6 KPI que miden la efectividad en RPA
Queda claro entonces la importancia de calcular el alcance de las iniciativas de automatización robótica de procesos. Pero, ¿qué parámetros se deben utilizar para medir la efectividad?
Tiempo ahorrado
El tiempo que invertimos en una acción —sea cual fuera— es lo único que no podemos recuperar. Por eso, una de las ventajas más importantes que trae aparejada la implementación de RPA es la capacidad de realizar procesos más rápidamente.
Calcular el tiempo que las compañías ahorran en la ejecución de una tarea llevada a cabo por colaboradores digitales, que antes se hacía de forma manual, es fundamental para comprender el impacto global de una iniciativa de automatización y medir su efectividad.
Retorno de la inversión
Como su nombre lo indica, este KPI indica los recursos económicos que una empresa ha ahorrado tras la puesta en marcha de una automatización.
Además de estimar el valor del tiempo ganado (diferencia entre el costo del proceso realizado por humanos y el costo de la misma actividad efectuada por bots), es necesario medir el valor de la aceleración de procesos, es decir, cuánto dinero se ganó al automatizar.
Por ejemplo, si se evalúa el efecto de acortar el onboarding de nuevos usuarios, es posible revisar la diferencia entre la cantidad de clientes procesados antes y después de la digitalización, comparando esta información con la ganancia media que aporta un consumidor.
Otro parámetro a medir es el valor de la reducción de errores, que revela cuánto dinero economiza una organización al eliminar las equivocaciones humanas y prescindir de las acciones apuntadas a resolverlas.
Productividad
Este es uno de los parámetros más relevantes a la hora de medir el impacto de una iniciativa de automatización robótica de procesos.
Si tras la introducción de fuerza de trabajo digital, la productividad de los colaboradores ha aumentado porque pueden realizar tareas que antes no llegaban a hacer, o bien el tiempo de ejecución de una actividad se ha reducido, podemos decir que el proyecto está dando buenos resultados.
Compromiso de los empleados
¿Cómo saber si los trabajadores están comprometidos con la automatización? Evaluando su satisfacción con respecto al uso de los robots.
Aunque en un primer momento la puesta en marcha de fuerza de trabajo digital puede hacer que los colaboradores se sientan amenazados y teman perder sus puestos, si los líderes empresariales dejan en claro que el uso herramientas automatizadas no tiene como objetivo reemplazarlos, sino liberarlos de tareas tediosas, su compromiso aumentará.
No obstante, es necesario medir la satisfacción haciendo un seguimiento constante sobre sus opiniones, puntos de vista y analizar la tasa de retención y rotación de la plantilla.
Precisión en los procesos
Cansancio, distracciones y aburrimiento son algunos de los factores que hacen que los humanos cometen errores. Gracias a la aplicación de RPA, estas equivocaciones —y los costos derivados de ellas—pueden eliminarse.
Para calcular el impacto, se puede medir la cantidad de acciones que debían rehacerse debido a errores humanos y compararla con el volumen de trabajo que debe volver a efectuarse tras implementar automatizaciones.
También puede analizarse el tiempo medio de actividad, es decir, el periodo total en el cual las herramientas están disponibles y operando sin inconvenientes. Esto da una idea de la disponibilidad de los sistemas.
Precisión de la estimación presupuestaria
Este KPI muestra la diferencia entre el presupuesto estimado antes de empezar a trabajar en el proyecto y el presupuesto final real.
Así como sucede en otros proyectos tecnológicos, en el desarrollo de RPA las estimaciones preliminares pueden variar respecto a las finales, debido a inconvenientes o imprevistos, así como a cambios en el proyecto durante la fase de desarrollo.
Si la precisión de la estimación presupuestaria es superior al 70%, la implementación fue exitosa.
¿Estás pensando en implementar un proyecto de automatización robótica de procesos en tu organización? Si necesitas un partner que te ayude a llevar adelante la iniciativa, envíanos un mensaje.
