Para las organizaciones, implementar RPA abarca mucho más que la acción de poner en funcionamiento herramientas que impactan en la manera de gestionar procesos: implica preparar a los colaboradores para un cambio de cultura.
En este artículo, te contamos cómo influye la automatización robótica de procesos en la transformación cultural de las empresas y cuáles son los pasos para lograr una adecuada implementación.
Implementar RPA: un cambio de mentalidad
De acuerdo con McKinsey, es posible automatizar el 45% de las actividades que actualmente realizan los humanos en diversos puestos. Es más, según la consultora, el 60% de las posiciones podrían aplicar la automatización al 30% de sus tareas laborales.
Lejos de limitarse a cambiar las formas en las cuales se llevan a cabo los procesos, implementar RPA significa introducir el cambio organizacional a gran nivel. Esto implica fomentar una cultura corporativa que adopte y gestione la innovación, involucrando a todas las partes interesadas, es decir, a la totalidad de los colaboradores.
Ahora bien, ¿en qué formas la RPA cambiará la cultura organizacional antigua y modificará la forma en que las compañías se organizan? La respuesta es en múltiples maneras:
Modificaciones en la mentalidad
Para que la implementación de las iniciativas de automatización robótica sean exitosas, es necesario que los colaboradores tengan la capacidad de adaptarse a nuevas formas de trabajo que incluyan la colaboración de robots en las labores cotidianas.
La mentalidad común es que los robots van a destruir el mercado laboral. Esto no es cierto. En vez de eliminar puestos de trabajo, la RPA crea nuevas posiciones. De hecho, de acuerdo a una pesquisa reciente, el 70% de los ejecutivos piensa que la automatización creará más puestos de trabajo si se adopta la estrategia adecuada.
Cambios en las responsabilidades
Gracias a la implementación de RPA, algunas de las funciones repetitivas pueden automatizarse. Esto implica que los empleados estarán listos para hacerse cargo de nuevas tareas que requieran diferentes niveles de responsabilidad.
Además, al tener más tiempo disponible, pueden centrarse en acciones creativas e innovadoras, mucho más estimulantes y atractivas para los colaboradores.
Modificaciones en la calidad del trabajo y en los resultados empresariales
La utilización de robots elimina los errores y aumenta notablemente la precisión en las tareas repetitivas. En consecuencia, optimiza los procesos e impulsa la eficiencia, lo cual fomenta una cultura centrada en la excelencia y en la obtención de resultados.
Cambios en la relación entre los colaboradores y los clientes
Por último, dado que libera a los empleados de tareas repetitivas y que no ofrecen ningún tipo de valor, la automatización hace posible la creación —o el fortalecimiento— de una cultura orientada hacia los clientes que se enfoque en brindarles experiencias satisfactorias.
7 pasos para implementar RPA
Para poner en marcha una iniciativa de automatización robótica de procesos, las empresas necesitan atravesar por una serie de pasos definidos que, si son adecuadamente ejecutados, sin dudas, llevarán al éxito del proyecto.
- Identificar los procesos automatizables
El primer paso consiste en seleccionar los procesos “automatizables”, es decir, aquellos que garantizan un mejor rendimiento y retorno de la inversión.
En líneas generales, se recomienda comenzar con aquellos procesos repetitivos, totalmente manuales y que insuman mucho tiempo de ejecución. No obstante, lo mejor es basarse en lo que conocemos como Process Discovery, una metodología desarrollada por Enta Consulting. Se trata de un enfoque que, a través del uso de diferentes herramientas, busca definir un inventario de procesos automatizables y un plan de automatización que maximice el ROI.
- Analizar el alcance del proyecto
A continuación, antes de implementar RPA, es preciso evaluar el alcance del proyecto para determinar que se ajusta a los requerimientos y características de la organización.
Esto implica considerar aspectos diversos, tales como cantidad y complejidad de los procesos a automatizar, plazos estipulados para cada fase y presupuesto.
- Seleccionar la herramienta adecuada
El mercado de automatización robótica es vasto y existe una gran cantidad de instrumentos disponibles. Sin embargo, no todos son iguales. Elegir la solución adecuada —teniendo en cuenta aspectos como escalabilidad, facilidad de uso, compatibilidad y flexibilidad— es clave para evitar cualquier tipo de riesgo que puede conllevar una implementación inadecuada.
Ahora bien, en este punto es fundamental contar con un líder con los conocimientos y la experiencia necesarios para impulsar la iniciativa RPA. El responsable de la ejecución debe entender el flujo completo del proceso y saber qué elementos deben controlarse, así como cuáles son los riesgos.
- Desarrollar y probar la solución
Tras seleccionar la herramienta, llega el momento de desarrollar y probar los robots. Además de crear flujos de trabajo automatizados, reglas de negocio y scripts, es necesario llevar adelante pruebas de concepto (POC).
Estas evaluaciones permiten acercar a la compañía la herramienta de RPA sin que sea necesario realizar una gran inversión, mostrando el funcionamiento de un robot en un proceso real y considerando no más de una o dos semanas de desarrollo.
- Implementar y monitorear
Luego de desarrollar y hacer pruebas de las herramientas, viene la fase de implementar RPA en los procesos previamente seleccionados.
En este estadio, es fundamental vigilar la puesta en marcha para asegurarse de que los robots estén funcionando de manera adecuada y que arrojen los resultados esperados.
- Capacitar a los empleados
Además de dedicarse al desarrollo de la herramienta, es necesario capacitar a los colaboradores para que sepan cómo trabajar con ella y con los nuevos flujos de tareas automatizadas.
Desarrollar y aplicar programas de formación de capacidades digitales no solamente ayuda a que los empleados aprendan a trabajar con robots, sino que también potencia habilidades clave para impulsar la productividad y la rentabilidad.
- Impulsar la mejora continua
Por último, la automatización no concluye en la puesta en marcha inicial, sino que es un proceso que requiere el mantenimiento y el monitoreo constantes para garantizar el éxito de la iniciativa y su mejora continua.
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